Kemajuan teknologi membawa pengaruh besar dan perkembangan pesat dalam segala aspek. Seperti dalam dunia usaha khususnya di Indonesia sudah mulai diperkenalkan dengan suatu sistem inovasi baru dalam bidang pembayaran, dimana inovasi ini merupakan cara terbaik untuk melakukan penagihan. Untuk dapat memahami apa itu E invoice, kita perlu memahami arti dari invoice itu sendiri.
Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah sebuah alat yang memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah serta harga yang harus dibayar. Disamping sebagai alat untuk memuat semua perincian pembelian, invoice penagihan juga bisa digunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli. Invoice memiliki banyak fungsi atau kegunaan di dalam nya. Berikut adalah fungsi invoice dalam suatu perusahaan.
Sebagai pengganti dari invoice kertas, perusahaan akan mengirimkan email kepada pelanggan mereka untuk masuk ke alamat website. Selanjutnya pelanggan harus memasukkan kode sandi (password) untuk dapat mengunduh invoice elektronik. Data invoice tersedia dalam berbagai format, termasuk PDF dan CSV. Berikut adalah keuntungan menggunakan e-invoice:
Pengiriman Instan Dan Pembayaran Lebih Cepat
E Invoice hanya membutuhkan waktu hitungan detik dalam mengirim invoice secara online dan akan lebih cepat dengan menggunakan sistem penagihan yang berulang. Invoice yang dikirim lebih cepat akan membuat kompensasi juga diterima lebih cepat.
Ramah Lingkungan
E Invoice atau penagihan berbasis online lebih ramah lingkungan daripada penagihan kertas. Menghemat beberapa hal yang diperlukan untuk menghasilkan kertas serta menghemat energi dan mengurangi polusi. Dengan ini kita bisa mengurangi limbah padat dengan tidak lagi membuang invoice kertas.
Pencarian Riwayat Secara Online
Data invoice disimpan secara online, sehingga, Anda dapat dengan mudah mencarinya dalam sistem yang tersedia. Hal ini memudahkan semua orang, terutama bagi staf keuangan untuk pencatatan keuangan.
Data Disimpan Dalam Cloud Storage
Sistem penagihan ini berbasis cloud sehingga Anda tak perlu khawatir kehilangan data tagihan maupun klien Anda. Dengan adanya sistem ini, maka segala permasalahan teknis seperti komputer yang ‘hang’ bukan menjadi kendala bagi Anda. Sebab, semua data tersimpan dengan Aman. Belum lagi, software E-Invoicing terbilang aman karena biasanya perusahaan software harus mematuhi standar keamanan PCI atau PCI Security Standards.
